E-Rechnungspflicht: die Fristen in Deutschland und Europa

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch verschicken. Was wann gilt und was das für kleine Unternehmen heißt.

9 Min. Lesezeit

Wer Rechnungen an andere Unternehmen schreibt, hat es sicher schon gehört: Das PDF als Rechnung hat ein Ablaufdatum. In Deutschland läuft die Umstellung seit Anfang 2025, und die nächsten Fristen stehen fest. Was genau wann für wen gilt, ist allerdings unübersichtlicher, als es sein müsste.

Wir entwickeln Sablora, eine Rechnungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen, und mussten uns deshalb ziemlich gründlich durch BMF-Schreiben und EU-Richtlinien arbeiten. Hier ist unsere Zusammenfassung: was eine E-Rechnung eigentlich ist, welche Fristen in Deutschland gelten, was sich bei Kunden im Ausland ändert und ob es sich lohnt, früher umzustellen. Alle Daten haben wir am 4. Oktober 2026 mit den offiziellen Quellen am Ende abgeglichen. Die Regeln ändern sich gelegentlich, achten Sie also auf das Datum oben, wenn Sie das deutlich später lesen.

Die wichtigsten Termine

  1. Deutschland In Kraft

    Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.

  2. Belgien In Kraft

    Unternehmen schicken sich untereinander E-Rechnungen, standardmäßig über Peppol.

  3. Frankreich In Kraft

    Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, große und mittelgroße sie auch verschicken.

  4. Deutschland Steht bevor

    Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen verschicken.

  5. Frankreich Steht bevor

    Auch kleine und Kleinstunternehmen müssen E-Rechnungen verschicken.

  6. Deutschland Steht bevor

    Auch Unternehmen unter 800.000 Euro Umsatz müssen E-Rechnungen verschicken.

  7. Belgien Steht bevor

    Rechnungsdaten werden zusätzlich an die Steuerverwaltung gemeldet.

  8. EU Steht bevor

    Rechnungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern müssen E-Rechnungen sein, jede wird an die Steuerverwaltung gemeldet.

  9. Niederlande Geplant

    E-Rechnungen zwischen niederländischen Unternehmen.

Was zählt eigentlich als E-Rechnung?

Kurz gesagt: kein PDF. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist die Rechnung als strukturierte Daten, also Verkäufer, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer und Summen in einem Format, das eine Buchhaltungssoftware ohne Abtippen einlesen kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931 von 2017, auf der alle Regeln in diesem Artikel aufbauen.

Die Norm legt fest, was in einer Rechnung stehen muss, nicht wie sie aussieht. Technisch ist das XML, entweder als UBL (das nutzt das Peppol-Netzwerk) oder als UN/CEFACT CII. Die XRechnung, die Sie vielleicht von Aufträgen für Behörden kennen, ist ein strengeres Regelwerk auf derselben Grundlage.

Dazu kommen hybride Formate. ZUGFeRD in Deutschland und Factur-X in Frankreich sind dieselbe Spezifikation unter zwei Namen: ein PDF/A-3, also die Archivvariante von PDF, in dem die EN-16931-XML steckt. Ihr Kunde sieht eine ganz normale Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die XML. Falls sich beide einmal widersprechen, gilt die XML. So steht es ausdrücklich in den FAQ des Bundesfinanzministeriums.

Ein normales PDF zählt dagegen nicht, egal wie ordentlich es aussieht. Eine eingescannte Rechnung oder eine Rechnung im Text einer E-Mail ebenso wenig.

Deutschland

Empfangen
Alle Unternehmen, seit 1. Januar 2025
Verschicken
Ab 2027 bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 alle übrigen
Formate
XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1
Versand
Beliebig, auch per E-Mail

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Das klingt nach mehr, als es ist: Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür ein E-Mail-Postfach.

Beim Verschicken gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 darf jeder noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, ein PDF allerdings nur, wenn der Kunde zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen schicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle übrigen. Weil es auf das Vorjahr ankommt, entscheidet Ihr Umsatz 2026 darüber, ob Ihre Frist 2027 oder 2028 ist.

Als E-Rechnung zählen die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, solange es nicht eines der beiden schlanksten Profile ist, MINIMUM oder BASIC-WL. Die enthalten zu wenig. Wie die Rechnung verschickt wird, schreibt das Gesetz nicht vor, die E-Mail ist also in Ordnung. Gar nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Empfangen können müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen aber trotzdem.

Leicht zu übersehen: Was Sie verschicken, müssen Sie auch aufbewahren, und zwar acht Jahre lang. Bei einer E-Rechnung heißt das, dass zumindest die XML unverändert in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben muss. Ein Ausdruck des PDFs reicht nicht.

Beim Verschicken deckt Sablora Sie in Deutschland vollständig ab. Unsere E-Rechnungen sind Factur-X im Profil EN 16931, also dasselbe wie ZUGFeRD 2, und sie gehen per E-Mail raus, was hier erlaubt ist. Die Archivierung übernehmen wir allerdings nicht, dazu weiter unten mehr.

Wenn Sie Kunden im Ausland haben

Die Pflichten in Frankreich und Belgien gelten für Unternehmen, die dort ansässig sind. Schreiben Sie als deutsches Unternehmen eine Rechnung an einen Kunden in Lyon oder Antwerpen, sind Sie davon nicht betroffen. Für Rechnungen über die Grenze kommt eine EU-weite Regel erst im Juli 2030. Gut zu wissen ist trotzdem, was für Ihre Kunden dort gilt, deshalb hier ein kurzer Überblick.

Frankreich

Empfangen
Alle Unternehmen, seit 1. September 2026
Verschicken
Große und mittelgroße seit 1. September 2026, alle übrigen ab 1. September 2027
Formate
Factur-X, UBL oder CII
Versand
Über eine zugelassene Plattform (PA)

Frankreich hat seine Reform am 1. September 2026 gestartet. Seitdem muss jedes dort ansässige umsatzsteuerpflichtige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Kleinstunternehmer eingeschlossen. Große und mittelgroße Unternehmen müssen sie außerdem verschicken und ihre Umsatzdaten an die Steuerverwaltung melden. Kleine und Kleinstunternehmen ziehen am 1. September 2027 nach.

Anders als in Deutschland ist dort auch der Weg vorgeschrieben: Rechnungen müssen Factur-X, UBL oder CII sein und über eine staatlich zugelassene Plattform laufen, eine Plateforme Agréée (PA), früher PDP genannt. Sablora erzeugt zwar Factur-X, ist aber keine PA und verschickt auch nicht über eine. Ein französisches Unternehmen braucht für seine Inlandsrechnungen also eine PA.

Belgien

In Belgien gilt die Pflicht seit dem 1. Januar 2026. Dort ansässige umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen sich untereinander strukturierte E-Rechnungen schicken. Standard ist das Peppol-Netzwerk, an das man sich über einen zertifizierten Anbieter anschließt. Zwei Unternehmen können einen anderen Weg vereinbaren, solange die Rechnungen der EN 16931 folgen, über Peppol erreichbar sein muss aber jedes. Die Schonfrist endete am 31. März 2026, seitdem drohen Bußgelder ab 1.500 Euro. Ab 2028 werden die Rechnungsdaten außerdem an die Steuerverwaltung gemeldet.

Sablora sendet nicht über Peppol und kann deshalb nicht der Weg für Rechnungen zwischen belgischen Unternehmen sein.

Niederlande

In den Niederlanden ist noch nichts Pflicht, aber der Plan liegt jetzt auf dem Tisch. Am 11. September 2026 hat die Regierung dem Parlament ihre Eckpunkte geschickt: E-Rechnungen zwischen niederländischen Unternehmen ab dem 1. Juli 2030, gleichzeitig mit der EU-Regel für grenzüberschreitende Rechnungen, und digitale Meldungen ab dem 1. Juli 2031. Zählen sollen nur Rechnungen nach EN 16931, und Unternehmen in der Kleinunternehmerregelung KOR bleiben ausgenommen. Ob Peppol Pflicht wird, ist noch offen. Ein Gesetzentwurf soll diesen Herbst in die öffentliche Konsultation gehen, beschlossen sein soll das Gesetz vor Juli 2028.

Grenzüberschreitend ab Juli 2030

Hinter all dem steht das EU-Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“, kurz ViDA (Richtlinie 2025/516), in Kraft seit dem 14. April 2025. Für kleine Unternehmen sind zwei Punkte wichtig. Erstens darf jedes Land die E-Rechnung im Inland jetzt ohne Genehmigung aus Brüssel vorschreiben, deshalb tauchen ständig neue nationale Fristen auf. Zweitens müssen ab dem 1. Juli 2030 Rechnungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern E-Rechnungen nach EN 16931 sein. Sie sind binnen zehn Tagen nach dem Umsatz auszustellen, und jeder Umsatz wird an die Steuerverwaltung gemeldet. Diese Meldung ersetzt die Zusammenfassende Meldung (ZM). Länder mit eigenen Systemen haben bis 2035 Zeit, sie an das EU-Modell anzugleichen.

Die Rechnung, die ViDA verlangt, stellt Sablora schon heute aus. An Steuerbehörden meldet Sablora allerdings nichts.

Italien und Polen

In Italien sind E-Rechnungen zwischen Unternehmen seit 2019 Pflicht und laufen alle über das Austauschsystem der Steuerbehörde, SdI. Polen hat dieses Jahr mit KSeF nachgezogen: die größten Steuerpflichtigen ab dem 1. Februar, die meisten anderen Unternehmen ab dem 1. April und Kleinstunternehmen ab dem 1. Januar 2027. In beiden Ländern läuft jede Rechnung über eine staatliche Plattform, und an keine davon ist Sablora angebunden.

Lohnt es sich, früher umzustellen?

Wenn Ihr Unternehmen in Deutschland sitzt: ja, und das sagen wir nicht nur, weil wir die Software dafür verkaufen. Ihre Kunden müssen E-Rechnungen ohnehin schon annehmen, Sie verlangen ihnen also nichts ab. Und eine Factur-X-Rechnung öffnet sich weiterhin als ganz normales PDF. Ein Kunde, dessen Buchhaltung mit der XML noch nichts anfangen kann, merkt keinen Unterschied.

Der praktischere Grund: E-Rechnungen verzeihen weniger als PDFs. Ein PDF geht auch mit fehlender USt-IdNr. oder halber Anschrift raus, eine E-Rechnung fällt bei der Prüfung durch. Wer früh umstellt, findet solche Lücken in den Kundendaten, solange noch nichts davon abhängt, und nicht erst in der Woche, in der die Frist abläuft.

Außerdem macht man die Arbeit nur einmal. Ob Ihre Rechnungen am Ende per E-Mail, über Peppol oder über eine französische Plattform verschickt werden, das Dokument darunter ist überall EN 16931, auch bei der EU-Regel ab 2030. Sind Ihre Rechnungen erst einmal in dieser Form, bleibt nur noch die Frage, wie sie zugestellt werden.

Was Sablora kann und was nicht

Sie schalten die E-Rechnung unter Einstellungen → Profil ein. Ab dann geht jede Rechnung und jede Rechnungskorrektur als Factur-X-PDF raus: die Rechnung, die Ihr Kunde liest, mit der EN-16931-XML in derselben Datei.

Die XML enthält die Angaben, nach denen die Systeme Ihrer Kunden Rechnungen zuordnen und buchen: Ihre Referenz und die Bestellnummer des Kunden (eine Leitweg-ID gehört in die Käuferreferenz), Handelsregisternummer und USt-IdNr., die Einheit jeder Position und den rechtlichen Grund, wenn keine Umsatzsteuer anfällt, etwa bei Reverse-Charge oder einer Steuerbefreiung. Rechnungskorrekturen verweisen auf die Rechnung, die sie korrigieren. PDF und XML entstehen aus derselben Rechnung, und unsere Tests prüfen, dass die Summen auf den Cent übereinstimmen. Vor jedem Release läuft jede Dokumentart, die wir erzeugen, durch die offiziellen Prüfregeln für EN 16931 und Factur-X, das PDF zusätzlich durch die PDF/A-3-Prüfung. Das alles ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen.

Für eine E-Rechnung brauchen wir Ihren Firmennamen, Ihre vollständige Anschrift und Ihre USt-IdNr., Name und Land des Kunden (bei Reverse-Charge auch seine USt-IdNr.) und eine Rechnung in Euro. Letzteres, weil die Umsatzsteuer in der Landeswährung ausgewiesen sein muss und wir auf einem Steuerdokument keinen Wechselkurs raten wollen. Fehlt etwas, geht die Rechnung trotzdem als normales PDF raus, und Sablora zeigt Ihnen, was Sie noch nachtragen müssen.

Was wir nicht machen: über Peppol oder eine französische PA verschicken, Umsätze an Steuerbehörden melden oder die versendeten Dateien archivieren. Gerade Letzteres ist in Deutschland wichtig, denn die Aufbewahrung über acht Jahre liegt bei Ihnen. Zwischen deutschen Unternehmen ist die E-Mail aber genau der Weg, den das Gesetz zulässt, und den nutzt Sablora.

Quellen

Dieser Artikel fasst die Regeln mit Stand 4. Oktober 2026 zusammen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie die Regeln für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.